5S voor een effectieve en nette werkplek

Frustraties?

Ben jij ook wel eens wat kwijt op je werkplek? Waar is dat document toch gebleven? Of waar heb ik de map ook alweer neergelegd waar ik vanmorgen mee bezig was? Frustrerend maar het overkomt ons allemaal. 5S is een tool die je helpt om je werkplaats efficiënt in te richten.

Wat is 5S precies?

5S wordt veel gebruikt binnen lean six sigma. Het is een middel om mensen die betrokken zijn in een proces bewust te maken van hun werkomgeving. Een opgeruimde werkplek leidt tot overzicht en focus. Uiteindelijk scheelt het je tijd, omdat je geen tijd meer kwijt bent aan het zoeken van dat document of van die map waar je vanmorgen mee bezig was.

Aan de hand van een aantal handige stappen helpt 5S om je werkplek beter te organiseren:

Seiri – Sorteren: Bewaar alleen wat je nodig hebt. Elimineer alles wat overbodig blijkt te zijn. Klinkt logisch, maar het zal je verbazen hoeveel je niet gebruikt.
Seiton – Schikken: Berg dingen zo op zodat je ze weer snel kunt vinden. Geef alles bijvoorbeeld een vaste plek door dingen te categoriseren.
Seiso – Schoonmaken: Zorg ervoor dat alles schoon is. Dat spreekt voor zich, maar kan toch voor iedereen anders zijn.
Seiketsu – Standaardiseren: Doe dingen op dezelfde wijze. Baken bijvoorbeeld de plek af waar je een voorwerp opbergt, zodat direct duidelijk is waar iets thuis hoort.
Shitsuke – Standhouden: Blijf bovenstaande punten volhouden om het gewenste resultaat te kunnen boeken.

Soms wordt er aan de 5S nog een S toegevoegd, namelijk Safety (veiligheid). Deze 6e S wordt ingezet om een veilige werkplek te creëren.

Je kunt 5S vrij snel en simpel toepassen in veel situaties (zowel op werk als privé). Een voorbeeld van 5S toepassen is bij het categoriseren van een mailbox waarbij je ook scrum (to do, doing, done) kunt toepassen

5S kan voor iedereen anders worden ingevuld. Zo kan persoonlijke hygiëne van medewerkers verschillen of hoe iemand categoriseert. Je werkplek wordt ook beïnvloedt door afspraken die binnen jouw afdeling zijn gemaakt. Het kan zijn dat bepaalde handelingen volgens oude gebruiken worden gedaan (hoe inefficiënt ze ook zijn). Het is belangrijk dat als je met 5S aan de slag gaat, je per S vaststelt in hoeverre je werkplek opgeruimd is.

Gebruik je iets niet? Gooi het dan weg.
Gebruik je iets amper? Plaats het dan uit het zicht waar je het makkelijk terug kunt vinden.
Wil je 5S gebruiken om digitale documenten te categoriseren? Spreek dan af hoe je de documenten opslaat en hoe de mappenstructuur er uit gaat zien (voorbeeld van Schikken).

En? Ga je direct aan de slag om zelf 5S op je werkplek toe te passen?

In onze green belt training behandelen we deze tool uitgebreid mocht je op zoek zijn naar verdere verdieping. Mocht je onze hulp nodig hebben, kun je ons altijd bellen of een mail sturen.