Slim werken met Microsoft Teams.

Interimmanagement

Projectmanagement

Zorg

Slim werken met Microsoft Teams levert je elke dag ontzettend veel tijdswinst op. Het secretariaat van de Interne Oncologie werkte dagelijks met enorme hoeveelheden patiëntinformatie, overlegnotities en planningen. Bestanden stonden verspreid over persoonlijke schijven, er werd veel gemaild om af te stemmen en het kostte collega’s onnodig veel tijd om te zoeken, wachten en dubbel werk te doen. Tijd voor een lean-aanpak op maat!

Interne Oncologie (secretariaat)

3 dagen per week

7 maanden (combi-opdracht)

Rotterdam, Nederland

Plan een vrijblijvend gesprek

Slim werken met Microsoft Teams in het kort

Het secretariaat van de Interne Oncologie van het Erasmus MC werkt dagelijks met tientallen documenten, planningen en overleggen. Bestanden stonden verspreid, er werd veel gemaild en collega’s misten overzicht. Dat kostte tijd, energie en leidde tot onzekerheid over de juiste versies van documenten.

De vraag aan Lean People:
“Kunnen jullie ons helpen om écht slim te werken met Microsoft Teams, zodat we efficiënter samenwerken en minder tijd kwijt zijn aan administratie?”

Onze aanpak

Stap 1 – Analyse van het huidige werkproces

Als interim manager van deze afdeling waren we goed bekend met de manier van werken van het team. Met elkaar brachten we – vanuit het dagelijkse werk van het secretariaat – procesknelpunten en verspillingen in kaart, zoals:

dubbele versies van documenten
veel e-mails voor simpele afstemming
lange zoektijden
onduidelijkheid over taakverdeling

Slim werken met Microsoft Teams begint namelijk niet bij techniek, maar bij het proces en de werkafspraken.

Stap 2 – Een Teams-structuur die het werk ondersteunt

We ontwikkelden een heldere, logische structuur binnen Teams, volledig afgestemd op het werkproces van het secretariaat.
Denk aan:

overzichtelijke kanalen per onderwerp
één centrale plek voor documenten
vaste tabbladen voor veelgebruikte overzichten
duidelijk eigenaarschap per map en kanaal

Het resultaat: iedereen werkt op dezelfde manier, op dezelfde plek.

Stap 3 – Werkafspraken voor consistent gebruik

Slim werken met Microsoft Teams staat of valt met duidelijke afspraken. We hielpen het team met het opstellen van praktische richtlijnen, zoals:

wanneer gebruik je chat en wanneer een kanaalbericht?
hoe werk je samen in één document zonder dubbele versies?
hoe geven we bestanden een naam?
welke notificaties zet je aan of uit?
hoe zorg je dat informatie vindbaar blijft?

Dit voorkomt terugval in oude gewoontes.

Stap 4 – Training en coaching op de werkvloer

Geen technische trainingen, maar direct toepassen in de dagelijkse praktijk.
We gaven korte, hands-on sessies waarin medewerkers oefenden met hun eigen bestanden, mails en processen.

Medewerkers leerden onder andere hoe ze:

sneller informatie vinden
documenten gezamenlijk bewerken
taakverdeling in Teams inzichtelijk houden
efficiënter communiceren

Stap 5 – Borging & toolkit

We ontwikkelden een compacte Teams-toolkit met:

standaard mappenstructuren
voorbeeldkanalen
templates voor berichten
instructies voor gebruik
een ‘Teams-huisstijl’ voor het secretariaat

Zo blijft slim werken met Microsoft Teams gewaarborgd voor nieuwe én bestaande medewerkers.

Het resultaat van slim werken met Microsoft Teams

Het secretariaat merkte de voordelen vrijwel direct:

✓ 30–45 minuten tijdswinst per medewerker per dag. Door minder zoeken, minder mail en duidelijke taakverdeling.
✓ Meer rust en overzicht. Medewerkers weten waar alles staat en hoe het gebruikt moet worden.
✓ Hogere tevredenheid binnen het team. Minder frustratie, minder ad-hoc afstemming, meer grip.
✓ Nieuwe collega’s sneller ingewerkt. De Teams-structuur maakt overdracht eenvoudig en consistent.
✓ Veiligere en professionelere documentopslag. Eén plek, heldere afspraken, conform de richtlijnen van het ziekenhuis.

Waarom slim werken met Microsoft Teams impact heeft in de zorg

Zorgteams hebben te maken met:

hoge werkdruk
versnipperde informatie
veel communicatie
kritische overdrachtsmomenten

Teams kan deze uitdagingen oplossen — maar alleen als het werkproces centraal staat.
Daarom combineren wij technische kennis met lean principes: verspillingen eruit, werk makkelijker maken, en afspraken die houdbaar zijn.

Lean People zorgt ervoor dat Teams niet alleen werkt, maar voor jullie werkt.

Zo helpen wij jullie verder

We ondersteunen zorgorganisaties bij slim werken met Microsoft Teams door:

Analyse van werkprocessen & informatieflows
Ontwerp van een logische Teams-structuur
Hands-on training voor medewerkers
On-the-job begeleiding en coaching
Borging, standaardisatie & toolkits
Schaalbare implementatie voor meerdere afdelingen

Start met slim werken met Microsoft Teams

Ook interesse in slim werken met Microsoft Teams?

Werk jij in de zorg (of in een andere sector) en gebruiken jullie Microsoft Teams ook (nog) niet optimaal? Lean People zorgt ervoor dat zowel de techniek als het proces eromheen voor jullie wordt ingericht.

✔ Krijg sneller overzicht
✔ Verminder mail en zoektijd
✔ Werk efficiënter samen

Microsoft Teams

Bekijk wat we voor jouw afdeling kunnen betekenen